PRINCIPIO DE INFORMACIÓN

El Derecho de información en la recogida de datos está regulado en el artículo 5. En primer lugar, detalla el contenido de la información que se ha de facilitar:

«Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:

• De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de estos y de los destinatarios de la información.
• Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
• De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
• De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.»

Dichas advertencias deberán figurar de forma claramente legible en los cuestionarios u otros impresos cuando este sea el sistema de recogida de la información.

No será necesario informar del carácter obligatorio o facultativo de las respuestas, de las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos o de la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición si el contenido de ello se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban.

Si los datos de carácter personal no hubiesen sido recabados del interesado, se deberá informar al mismo por el responsable del fichero en el plazo de tres meses siguientes al momento del registro de los datos de forma expresa, precisa inequívoca, a menos que ya hubiera sido informado con anterioridad de:

• Contenido del tratamiento.
• Procedencia de los datos.
• Existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal.
• Finalidad de la recogida de los datos.
• Destinatarios de la información.
• Posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• Identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.

Se exceptúa de la obligación de cumplir con lo anterior en los siguientes casos:

• Una ley lo prevea.
• El tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados.
• Cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial.

Analicemos a continuación cómo se recoge la información:

1. De forma oral:
• Ventanilla o mesa de atención al público.
  Sera suficiente con que en la sala existan unos carteles en los que se informe claramente a los ciudadanos de las advertencias anteriormente expuestas.
• Atención telefónica.
2. De forma escrita:
   • Cuestionarios o impresos.
     En los impresos o cuestionarios deberá figurar una leyenda en la que figure la debida información.
   • Contratos.
     En el contrato deberán figurar las advertencias correspondientes.
   • Web.

Cuando los datos se recaben en una web en Internet en la misma web deberá figurar una leyenda en Ia que consten las advertencias correspondientes de forma que se pueda demostrar que quien introduce sus datos ha leído la leyenda.

DOCTRINA DE LA AEPD SOBRE EL PROCEDIMIENTO PARA LA EXENCIÓN DEL DEBER DE INFORMAR (ARTÍCULO 5.4 LOPD)

Se recibió en la Agenda Española de Protección de Datos un escrito en que se solicitaba que por el Director de la Agenda Española de Protección de Datos se resuelva sobre la procedencia de aplicar a la entidad solicitante la excepción al deber de información a los afectados, contemplada en el artículo 5.4 de la LOPD, al suponer dicha notificación "un esfuerzo desproporcionado en consideración al número de interesados".

El artículo 5.5 de la Ley dispone que "no será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior (referido al deber de información a los afectados cuando los datos no sean recabados de los mismos) cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agenda Española de Protección de Datos o del organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias".

De ello se desprende que la apreciación de la excepción indicada sólo será posible a través de un acto administrativo de la Agenda en que se decida acerca de la procedencia o improcedencia de la excepción alegada en cada caso concreto. Dicho acto implicará la tramitación del correspondiente procedimiento administrativo, con todas las garantías establecidas en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Juridico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y que habrá de someterse a las reglas previstas en su Título VI, dada la aplicación supletoria de la misma prevista por el artículo 35.2 de la Ley Orgánica 15/1999.

Se tratará en todo caso de un procedimiento iniciado por la propia solicitud del interesado, de modo que no será necesaria la adopción de un acuerdo de iniciación de oficio.

En la tramitación del procedimiento deberá requerirse al solicitante para que acredite efectivamente la desproporcionalidad del esfuerzo que conllevaría la práctica de la notificación. En particular, la Ley Orgánica 15/1999 establece como criterios que habrán de ser ponderados por la Agencia para valorar si procede o no aplicar la excepción del artículo 5.4 la antigüedad de los datos, el número de afectados y las medidas compensatorias que se adopten por el responsable del tratamiento.

Por ello, sería necesario que en la fase probatoria se cuantificara realmente el coste que conllevaría la notificación a los afectados y que, durante esta misma fase, se solicitará la expresión del modo en que se adoptarán, en su caso, las medidas compensatorias adecuadas.

Por otra parte, es necesario resaltar que de lo dispuesto en el artículo 5.4 se desprende que la facultad de decisión de esta Agencia se limitará a determinar si, dadas las circunstancias del caso (y, en particular, las previstas en la propia norma) la notificación implicaría un esfuerzo desproporcionado.

En consecuencia, a tenor de la norma no se desprende que sea la Agencia Española de Protección de Datos la que haya de resolver sobre las medidas compensatorias que hayan de adoptarse, sino únicamente sobre la suficiencia de las medidas que se hayan propuesto. Por esta razón, no parece que la Resolución pueda aprobar o no la medida propuesta, sino, simplemente, declarar si es posible aplicar la excepción a la vista de tal medida.

Por este motivo en caso de que se considere que la medida no fuera suficiente, esta circunstancia debería quedar claramente expresada en la propuesta de Resolución, en la que, además, podría señalarse (a fin de garantizar la debida celeridad de procedimiento, impuesta por el artículo 75 de la Ley 30/1992) cual sería el criterio de la Agencia para delimitar las medidas compensatorias que, en su caso, pudieran ser suficientes para estimar la solicitud planteada, a fin de que el interesado pudiera, en el trámite de audiencia concedido por el artículo 84 de la Ley 30/1992 aclarar, si lo estima necesario, las medidas compensatorias propuestas o, si procede, proponer nuevas medidas.

Finalmente, la Resolución del procedimiento debería ser dictada por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos dado que, pese a que el artículo 12 del Estatuto de la Agencia Española de Protección de Datos no incluye referencia alguna a este procedimiento, si cabría apreciar su competencia en virtud de la función de Dirección y Representación de la Agencia atribuida por el artículo 36.1 de la Ley Orgánica 15/1999, siendo dicha Resolución susceptible de recurso contencioso-administrativo ante la Audiencia Nacional, de conformidad con lo establecido en el apartado 5 la Disposici6n Adicional cuarta de Ia Ley 29/1998, de 13 de Julio, reguladora de Ia Jurisdicción Contencioso Administrativo.

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