Definición

Esta figura no aparece en ninguna de las normas españolas sobre protección de datos de carácter personal y, por consiguiente, carece de algún tipo de responsabilidad ante la Agencia Española de Protección de Datos o ante las Agencias Autonómicas.

Su responsabilidad, tanto personal como profesional dentro de la organización, vendrá dada por el tipo de organización de que se trate.

El responsable propietario del ficheros será quien cree el fichero, lo mantenga y disponga las medidas de seguridad que considere necesarias, fije las normas para establecer las autorizaciones de acceso, y en definitiva, realice o pida al Departamento de Sistemas de Información que haga todo lo necesario para el buen use de su fichero, siendo el repetido Departamento de Sistemas de Información el que facilite las herramientas necesarias para el tratamiento, pero habiéndose liberado de la responsabilidad directa sobre los datos y los ficheros aunque tenga la que le corresponde como custodio de los mismos.

Funciones

• Determinará quién puede acceder a los datos de carácter personal y que sean necesarios para la función que realice.
• Autorizará la realización de nuevos formularios de recogida de datos dentro de su Servicio o Unidad de forma que Ileven incorporada la leyenda informativa, la cual tendrá que ser elaborada por la Asesoría Jurídica.
• Informará de la necesidad de creación de nuevos ficheros, con anterioridad a la misma, para poder desarrollar las funciones del Servicio o Unidad, de cara a que la Asesoría Jurídica ponga en marcha, en su caso, el procedimiento pare inscribirlo en la AEPD y solicitar el consentimiento si fuese necesario.
• lnformará de la necesidad de realizar nuevas cesiones de datos de carácter personal para que la Asesoría Jurídica pudiese evaluar si es necesario el consentimiento.
• Informará en el caso de actuar la empresa como cesionario de datos de carácter personal para que la Asesoría Jurídica evalúe, en función del origen de la información, su legalidad.
• Estará al tanto del tratamiento de datos especialmente protegidos, en su caso, o la necesidad de añadir nuevos para poner en marcha los procedimientos pertinentes.

Obligaciones

• Velará porque se concedan y revoquen oportunamente las autorizaciones para acceder a los datos de los cuales es responsable.
• Guardará secreto de la información de carácter personal que conozca en el desempeño de su función aún después de haber abandonado la empresa (art. 10 Ley).