Obligaciones de las empresas que emiten y reciben Facturas Electrónicas.

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Obligaciones del receptor:

Por otro lado, la figura del receptor tiene gran importancia ya que los documentos que este reciba serán utilizados como justificantes de una deducción impositiva, tanto a nivel de IVA como de Impuesto de Sociedades. Es fundamental por lo tanto garantizar y preservar su validez desde el punto de vista tributario. Las obligaciones de las empresas que reciben facturas electrónicas se resumen en los siguientes puntos:

    Dispositivo seguro de verificación de firma:

El receptor debe disponer del software necesario para la validación de la firma electrónica utilizada por el remitente.

La firma electrónica requerirá siempre de un dispositivo (una aplicación informática) que permita la validación de la misma y desde un punto de vista comercial, esta validación no debería implicar costes al receptor. Los formatos indicados de firma y factura, deben tener en cuenta la necesidad de permitir la comprobación de que el certificado utilizado era válido y vigente en el momento de la firma, incluso después de que dicho certificado haya caducado.

La Orden EHA/962/2007 recoge en su artículo 6.1 esta obligación:

"Cuando las facturas o documentos sustitutivos se reciban en soporte electrónico, acompañadas de una firma electrónica reconocida o de cualquiera otra admitida u homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, el destinatario deberá proceder a la verificación de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados."

    Diligencia de comprobación:

Al hacerse referencia al “procedimiento de gestión interna que a su juicio considere apropiado” en el punto anterior, se alude la utilización de sistemas que normalmente serán puestos a su disposición por el emisor o en todo caso por la Autoridad de Certificación.

No obstante, es sobre el receptor sobre el que la norma hace recaer la responsabilidad de emplear este dispositivo, y de hacerlo con la diligencia debida, ya que finalmente será el receptor el interesado en llevar a cabo la deducción impositiva.

   Almacenar las facturas recibidas en su formato original.

Conforme a lo establecido por el artículo 6.1 de la Orden, el receptor deberá conservar durante los plazos establecidos por la norma tributaria de aplicación (LGT), las facturas recibidas.

En principio, la obligación de conservar se refiere la conservación en los formatos en los que se hayan recibido las facturas o los documentos sustitutivos.

Pero la norma admite la posibilidad de que el receptor pueda llevar a cabo cambios de formato de la factura que pueden ir en dos sentidos:

      • Impresión en papel de las facturas recibidas en formato electrónico.

      • Digitalización y almacenamiento en formato electrónico de los documentos recibidos en papel.

En los siguientes supuestos, la obligación de conservar se referirá a los nuevos documentos, una vez realizado el cambio de formato.

   Almacenamiento ordenado:

Como en el caso del emisor, la normativa exige al receptor que la conservación se realice en condiciones que permitan un acceso ordenado, rápido y completo a los documentos.

   Autorización expresa:

En el caso del receptor, podrá exigirse la autorización expresa en el caso de que el sistema utilizado sea el de la autofactura. En este caso, el receptor deberá estar siempre en condiciones de acreditar el consentimiento del proveedor.