Obligaciones de las empresas que emiten y reciben Facturas Electrónicas.

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Las tres figuras que intervienen en todo el ciclo de vida de las facturas electrónicas tienen una serie de obligaciones y son las siguientes:

A. Obligaciones del emisor

B. Obligaciones del receptor

C. Obligaciones de terceros

Obligaciones del emisor: Las obligaciones de las empresas que emiten facturas electrónicas pueden resumirse en cuatro puntos:

   Disponer del consentimiento previo del receptor:

"La obligación de remisión de las facturas o documentos sustitutivos podrá ser cumplida por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa".

   Garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, mediante el uso de la firma electrónica cualificada:

El artículo 17.1 del Reglamento de Facturación (RF) termina exigiendo como requisito para la emisión de las facturas electrónicas que:

"(…) los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido".

   Almacenar copia de las facturas:

El emisor deberá conservar las facturas emitidas en formato electrónico.

Hay que tener en cuenta que esta obligación incluye la conservación de todos los datos referentes a la firma electrónica vinculada al fichero que contenga los datos de las facturas, así como del dispositivo de verificación utilizado, de forma que se garantice el acceso a los datos en cualquier momento en que sea necesario revisarlos.

El artículo 5 de la Orden EHA/962/2007, en sus puntos 1 y 2 detalla las pautas para el cumplimiento de la obligación de conservación.

"Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria, los documentos a que se refiere el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación".

Esta obligación podrá ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por un tercero, actuando este último en nombre y por cuenta del primero, con quien deberá tener el correspondiente acuerdo de prestación de servicios.

Respecto a la conservación de la factura emitida, añadimos el matiz que recoge el último punto del artículo 5.2 de la Orden, que permite cumplir esta obligación mediante la conservación de la de la información referente a la factura (matriz):

"Se entiende por matriz de una factura o documento sustitutivo, o conjunto de facturas o documentos sustitutivos expedidos, un conjunto estructurado de datos, tablas, base de datos o sistema de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas o documentos sustitutivos junto a los programas o aplicaciones que permitan al expedidor la generación de las facturas o documentos sustitutivos y la obtención de copias y de duplicados."

   Almacenamiento ordenado:

Las facturas almacenadas en cumplimiento de la obligación vista en el punto anterior, deberán contener determinados elementos que faciliten la búsqueda, visualización e impresión de las facturas en caso de inspección, esto es, permitir el acceso completo a los datos. Así lo dispone el artículo 5.3 de la Orden EHA/962/2007:

"La gestión de la conservación de los documentos expedidos a que se refiere el artículo 19 (…) debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este seaelectrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración Tributaria, el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos".

El artículo 22 del Reglamento de Facturación (RF) permite que la conservación se realice en el lugar que estime conveniente el obligado tributario siempre que sea dentro del territorio nacional. En caso de que no sea así, habrá que estar a lo dispuesto en este artículo:

"Cuando la conservación se efectúe fuera de España, tal obligación únicamente se considerará válidamente cumplida si se realiza mediante el uso de medios electrónicos que garanticen el acceso en línea, así como la carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria de la documentación o información así conservadas. En caso de que los empresarios o profesionales o sujetos pasivos deseen cumplir dicha obligación fuera del citado territorio deberán comunicar con carácter previo esta circunstancia a la Agencia Estatal de Administración Tributaria".