Obligaciones de las empresas que emiten y reciben Facturas Electrónicas.

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Obligaciones de terceros:

La normativa actual permite la posibilidad de delegar la ejecución de las obligaciones mencionadas, bien en los destinatarios de las operaciones en el caso de la autofactura, o bien en terceros mediante la contratación de sus servicios.

Se trata por tanto de supuestos en los que el emisor o el receptor delegarán en un tercero alguna de las obligaciones analizadas.

En cualquiera de los casos, hay que tener siempre en cuenta que el responsable del cumplimiento de las obligaciones establecidas es siempre el obligado tributario (empresario o profesional o sujeto pasivo), conforme a lo establecido por la ley.

   Delegación de las obligaciones a un tercero:

Conforme a lo establecido en el artículo 5 del Reglamento de Facturación (RF) para que podamos delegar válidamente las obligaciones de facturación, deberán cumplirse los siguientes requisitos:

      • Contrato de subfacturación: Acuerdo previo documentado por escrito entre el obligado tributario emisor y la entidad que efectivamente gestione la expedición de la factura, ya sea un tercero o el obligado tributario receptor (autofactura). El contrato comisionará al tercero para que transforme estos documentos en facturas electrónicas antes de remitirlas a sus destinatarios.

      • Autorización del obligado tributario emisor y las operaciones comprendidas en el acuerdo. Esta autorización expresa deberá constar en el Acuerdo.

   Delegación de las obligaciones en el receptor:

El empresario o profesional que delega en un tercero la emisión de las facturas en el destinatario de las mismas tendrá las siguientes obligaciones (art. 5 del Reglamento de Facturación ):

      • Aceptar o rechazar la emisión de cada factura concreta. Para ello dispondrá de quince días desde la recepción de la copia o su acceso telemático a ella.

      • En caso de rechazo, este deberá ser expreso. En ese caso la factura se anula teniéndose por no emitida. Por ello, es recomendable no asignar número a la factura hasta que se tenga la aceptación o hayan transcurrido los quince días de plazo.

          o Para controlar el cumplimiento de este plazo, suelen utilizarse mecanismos de acuse de recibo, tales como la descarga de un fichero conteniendo los datos correspondientes a la matriz de las facturas en el correo electrónico enviado al interlocutor para informarle de la existencia de la factura pendiente de su aprobación.

      • Las facturas emitidas de este modo serán expedidas a nombre del empresario o profesional obligado a la facturación (aquel que haya hecho entrega de los bienes o haya prestado los servicios).